Beberapa tahun terakhir ini, kegiatan komunitas yang melibatkan banyak peserta di kalangan milenial semakin banyak bermunculan. Entah itu workshop bertajuk suatu passion, diskusi politik yang mulai menyita perhatian milenial, diskusi musik, nonton bareng dan diskusi film, konferensi, dan masih banyak lagi. Kegiatan-kegiatan yang memicu produktivitas ini seolah menjadi agenda wajib bagi setiap institusi atau komunitas tertentu. Tak heran jika saat ini tersedia banyak milenial kreatif, terutama di dunia digital.
Namun, saat ini kita tidak akan membahas perihal acara atau event seperti apa yang paling menyita perhatian anak muda. Kali ini pembahasannya berfokus pada pengelolaan kegiatan itu sendiri yang kerap luput dari perhatian publik. Datang ke sebuah acara kita hanya tahu datang dan menikmati acara yang disuguhkan hingga selesai. Padahal, di balik kesuksesan acara yang kita datangi, ada orang-orang di balik layar yang gotong royong mengusahakan agar acara bisa mendapat kesan positif yang mendalam bagi para pesertanya. Kesan ini menandakan kesuksesan acara.
8 Tips untuk Menggelar Acara yang Sukses
Berkesan atau tidaknya sebuah acara, tentu harus ada persiapan yang maksimal dari panitia acara. Tak heran para panitia acara selalu menggodok konsep acara hingga persiapan teknis sejak jauh-jauh hari. Sebab, kesuksesan acara akan memberikan suatu kebanggaan tersendiri bagi panitianya, maupun pesertanya. Nah, agar saat hari H acara berjalan sukses, maka sebelum acara, perhatikan 8 hal berikut ini.
- Menggodok tema dan konsep acara
Tema dan konsep acara menjadi hal utama yang penting diutamakan. Sebab, selain menjadi benang merah acara, kedua hal ini merupakan salah satu faktor utama yang menentukan kesuksesan dalam sebuah acara. Konsep dan tema yang menarik dan unik sudah pasti akan memberikan kesan positif tersendiri pada setiap peserta yang hadir atau terlibat dalam acara.
Untuk mendapatkan konsep dan tema yang fantastis, lakukanlah brainstorming ide secara berkala dengan semua anggota panitia penyelenggara. Minta setiap orang untuk menyampaikan ide masing-masing sesuai dengan kapasitas dan job desc-nya.
- Buat anggaran terperinci dan transparan
Saat memutuskan untuk membuat acara, jangan lupa untuk melakukan budgeting agar tahu perihal gambaran biaya operasional yang dibutuhkan. Pertama yang harus dilakuan adalah dengan membuat list apa saja yang diperlukan, mulai dari perlengkapan dan jasa yang harus dibayarkan hingga kisaran harga. Untuk itu, sebelum atau sembari melakukan budgeting, panitia baiknya melakukan survey harga terlebih dahulu.
- Rencanakan rundown dari jauh-jauh hari
Susunan acara atau rundown harus dibuat jauh-jauh hari. Hal ini guna memastikan semua pengisi acara yang hadir. Banyak orang yang salah kaprah dalam merumuskan susunan acara, yaitu dengan membuatnya setelah segalanya selesai atua mendekati hari H. Padahal, hal seperti ini bisa membuat acara menjadi berantakan saat hari H, karena kurangnya persiapan. Untuk itu, dengan rundown yang jelas yang dibuat dari jauh-jauh hari, maka susunan acara akan mengalami proses penggodokkan dan seluruh anggota akan mengetahui arah acara secara keseluruhan secara matang.
Penanggung jawab acara wajib memberikan jadwal dan tugas terhadap setiap panitia saat hari H secara jelas dan terperinci. Caranya bisa dibuat dalam bentuk SOP (Standard Operational Procedure). Setiap panitia harus memahami segala rangkaian dan jadwal kegiatan, bukan hanya penanggung jawab acara saja. Penting juga untuk melakukan briefing sebelum tiap-tiap acara dimulai. Sebab, seringkali terjadi panitia justru yang terlambat datang ke acara atau meeting persiapan acara, sehingga pastikan juga masing-masing anggota selalu mengedepankan kedisiplinan.
- Buat timeline
Timeline menjadi hal utama yang tak boleh luput dari perhatian. Sebab, timeline berfungsi sebagai kontrol acara yang sudah dibuat. Misalnya, sudah sejauh apa sebuah persiapan, apa saja hal-hal yang perlu dilengkapi, hingga kapan harus melakukan ini dan itu. Buat timeline dengan cara mendataapa saja yang harus dilakuan berikut penentuan deadline-nya. Pemberian deadline bukan berarti menekan setiap anggota tim, melainkan justru memastikan bahwa masing-masing anggota tidak menunda kewajiban. Timeline bisa dibuat seperti kalender, untuk memudahkan panitia dalam menghitung jumlah sisa waktu untuk persiapan acara dan apa saja yang sudah dan belum dikerjakan.
- Buat banyak plan
Perencanaan yang sudah dibentuk secara matang kadangkala bisa tidak terselenggara hanya karena kita tidak membuat perencanaan cadangan. Oleh karena itu, jangan lupa untuk selalu mempersipakan beberapa rencana, bahkan boleh sampai plan Z kalau memang dirasa mungkin untuk dilakukan. Jadi, saat rencana utama atau plan A tidak memungkinkan untuk dilakukan, panitia masih punya rencana B. Jika rencana B juga dirasa tidak mungkin dilakuan, panitia masih ada rencana C, dan seterusnya.
Namun demikian, rencana B,C, D, dan seterusnya bersifat sebagai cadangan. Panitia harus tetap fokus dan mengusahakan plan A atau rencana utama berjalan dengan mulus. Untuk masalah tempat acara juga jangan lupa untuk mempersiapkan banyak plan. Karenanya, melakukan survey tempat sebelum acara berlangsung penting dilakukan.
- Konsumsi dan logistic
Semua yang bekerja dalam mempersiapkan sebuah acara tentunya sangat butuh support logistik, termasuk konsumsi. Konsumsi juga sangat diperlukan untuk membuat para peserta bertahan dalam sebuah acara yang memakan waktu lama. Ya, selain konsep dan tema yang menarik, konsumsi memang menjadi hal lain yang biasanya diincar peserta acara. Jika repot untuk mempersiapkan makan besar, panitia bisa pesan snack box yang lebih mudah diakomodir. Dengan pesan snack box, masalah budget konsumsi juga lebih bisa ditekan.
- Final check
Beberapa hari atau beberapa minggu sebelum hari H, pastikan kembali apakah segala hal yang dipersiapkan telah siap atau belum. Pengecekan dilakukan secara bersama dari masing-masing divisi dalam kepanitiaan. Pengecekan terakhir atau final checking ini dilakukan guna memastikan acara berjalan sesuai rencana.
- Kerjasama anggota
Konsep acara yang menarik, rencana yang matang, budgeting yang terencana, dan segalanya yang sudah terencana dengan baik, tidak akan berarti apapun tanpa kerjasama antar anggota yang baik dan maksimal. Tidak berlebihan rasanya, bila dikatakan, kerjasama tim menjadi elemen penentu sukses atau tidaknya sebuah acara. Sebab, kerjasama dan koordinasi yang baik antar anggota tim akan memperkecil kesalahpahaman yang berujung pada perpecahan tim. Tim panitia bisa memanfaatkan Handie-Talkie yang memungkinkan koordinasi dalam jarak jauh.
Berbeda pendapat pada saat penggodokan konsep adalah hal yang biasa. Namun, jangan sampai perbedaan ini terbawa hingga teknis acara yang bisa membuat sesama tim renggang. Kepercayaan pun harus dibangun sekokoh mungkin. Percayalah, dengan kerjasama tim yang baik, pasti acara yang direncanakan sejak lama akan menjadi sebuah acara yang sukses.
Itulah beberapa hal yang penting menjadi perhatian, sebelum mengadakan acara. Semua panitia tentu ingin acara yang dibuat dengan persiapan dari jauh-jauh hari berkesan di mata peserta.